Si vous recevez pas mal d’emails quotidiennement (attention, je parle d’emails et pas de spam, hein !), vous avez sans doute remarqué que l’espace disque occupé par votre messagerie internet grimpe très rapidement. Outlook propose de temps à autre d’archiver des messages, mais si vous êtes comme moi, vous déclinez l’offre en vous disant « je m’en occuperai plus tard » ! Pourtant cette opération vise à améliorer les performances d’Outlook, car plus votre fichier de données (qui contient tous vos messages, votre agenda, vos notes, etc.) sera gros, plus il sera lourd à traiter ce qui entrainera des lenteurs et même des plantages !Outlook propose une fonction d’archivage automatique que vous pouvez activer en sous rendant dans Outils > Options > Autre > Archivage automatique.
La fenêtre de paramétrage est assez facile à comprendre, je vous recommande juste les paramètres suivants :
- Archiver automatiquement tous les 7 jours
- Pensez à cocher « Demander avant l’exécution de l’archivage automatique »
- Si vous ne voulez rien perdre, choisissez « Déplacer les anciens éléments… » et non « Supprimer définitivement… » !
Si vous souhaitez lancer manuellement un archivage, rendez-vous dans le menu Fichier > Archiver et dans la fenêtre qui s’ouvre, cochez la case « Archiver tous les dossiers en fonction de leurs paramètres d’archivage automatique ».
Gestion du (ou des) fichier(s) d'archive
Une fois votre première archivage effectué, Outlook stocke vos messages dans un nouveau fichier .PST généralement nommé « archive.pst ». Ce dossier d’archive est disponible dans votre liste de dossiers sous le nom « Dossiers d’archivage ». Pour alléger votre messagerie et si vous n’avez pas un besoin régulier d’accéder à ces archives, vous avez la possibilité de le déconnecter. Faites un clic droit sur « Dossiers d’archivage » puis sélectionner « Fermer Dossier d’archivage ». Pour faire la manipulation inverse et reconnecter le fichier d’archive, rendez-vous dans le menu Fichier > Ouvrir > Fichier de données Outlook puis sélectionnez le fichier à ouvrir (en principe archive.pst).
Compresser un fichier de données
La gestion de vos fichiers de données (le normal comme l’archive) est un peu étrange avec Outlook… En effet, même si vous faites le ménage parmi vos messages, la taille du fichier de données ne diminue pas, en fait, ces fichiers ne savent que grossir ! Pour réduire leur taille, vous devez lancer manuellement et régulièrement une compression.
Rendez-vous dans le menu Fichier > Gestion de fichier de données puis sélectionnez le fichier que vous souhaitez compresser et cliquez sur le bouton « Paramètres ». Dans la fenêtre qui s’ouvre, cliquez sur « Compresser » et laissez Outlook travailler. Attention, en fonction de la taille originelle de votre fichier, cette opération peut prendre un peu de temps !
Voilà , on a fait le tour de la question... Je pense ne rien avoir oublié, vous êtes prêts à archiver vos messages ! Et si vous avez des questions, n'hésitez pas à laisser un commentaire, je me ferai un plaisir d'y répondre !